Een vergadering duurt twee uur. Het verslag uitwerken kost daarna nog eens één tot drie uur — afhankelijk van wie het doet, hoe snel ze typen en hoeveel er besproken werd.
Dan volgt de ronde: concept naar voorzitter, correcties verwerken, definitieve versie naar de groep, actiepunten in een aparte lijst bijhouden, versie archiveren.
Voor één vergadering per maand is dat te behappen. Voor een secretaris die vijf commissies, twee adviesraden en een bestuur bijhoudt, is het onhoudbaar.
De workflow
Wij automatiseerden het traject van opname tot gepubliceerd verslag in vier stappen:
Stap 1 — Transcriptie
De vergaderopname wordt omgezet naar tekst. Sprekers worden herkend en gelabeld.
Stap 2 — Structurering
De AI verwerkt het transcript naar een gestructureerd verslag: agendapunten, besluiten, actiepunten en een korte samenvatting per punt. De opmaak volgt het vaste format van de organisatie.
Stap 3 — Publicatie in Notion
Het verslag verschijnt automatisch in de juiste database, gekoppeld aan de vergaderdatum en het type overleg. Besluiten worden als aparte records aangemaakt.
Stap 4 — Actiepunten naar Google Sheets
Actiepunten uit het verslag worden weggeschreven naar een gedeeld Sheets-document. Verantwoordelijke, omschrijving en deadline staan direct klaar — zonder overtypen.
Zeven contexten, één systeem
De workflow draait nu voor zeven organisaties: adviesraden, buurthuisbesturen, klankbordgroepen en werkgroepen. Elke organisatie heeft zijn eigen vergaderformat, zijn eigen terminologie en zijn eigen publicatieproces. De workflow past zich aan per context — niet andersom.
Wat het niet doet
Het systeem genereert een concept. De secretaris controleert, past aan waar nodig en keurt goed. De AI neemt de uitwerking over — het eindoordeel blijft bij de mens.
Dat is bewust. Een vergaderverslag is een juridisch document. Automatisering verlaagt de drempel; het vervangt geen inhoudelijke verantwoordelijkheid.
Wat het oplevert
Organisaties die de workflow gebruiken rapporteren dat de uitwerktijd daalt van gemiddeld twee uur naar twintig tot dertig minuten per vergadering. Die tijd gaat naar controle en aanpassing — niet naar uittypen.
Voor een secretaris met acht vergaderingen per maand scheelt dat structureel een halve werkdag.
Dit is Tier 1 en Tier 2
De notulen-workflow is beschikbaar vanaf Tier 1 als onderdeel van de werkruimte. Tier 2 voegt configuratie toe voor uw eigen vergaderformats, contexten en Sheets-koppeling.
